Fælles arbejdsgange sikrer effektiv sagsbehandling

I Roskilde Kommune ønsker man, at borgerne har en god mobildækning.  Denne case viser, hvordan Roskilde Kommune har arbejdet med egne sagsgange for, at gøre det lettere for branchen at komme i kontakt med kommunen, få rette tilladelser mv., ud fra et ønske om en udbygning af det eksisterende mobilnet.

Indledningsvist samlede Roskilde Kommune de relevante parter fra enheder med snitflader til området og etablerede et overblik over aktuelle sagsgange ved:

  1. Dialog med branchen om placering af nye mobilmaster og antennepositioner
  2. Udstedelse af rette tilladelser
  3. Indgåelse af lejekontrakter ved opsætning på kommunale arealer eller ejendomme og opkrævning af eksisterende arealleje.

Resultatet viste bl.a., at der var mere end fire indgange for branchen til kommunen, at der manglede overblik over eksisterende lejekontrakter, samt at der var risiko for manglende intern koordinering.  Kommunen hentede inspiration udefra fra aktive site-hunters i kommunen samt fra Favrskov kommune. Efterfølgende tegnede kommunen roller og ansvar op, som de kunne se ud fremadrettet med udgangspunkt i ’én indgang’, som branchen efterlyser. Resultatet er grafisk illustreret i vedlagte slide.

Samlet set resulterede arbejdet i følgende:

  • Der er etableret én indgang for branchen, hvis ansvar er at koordinere med de øvrige interne parter, så dialogen mellem branchen og os bliver lettere.
  • Der er skabt klarhed over sagsgangen, herunder hvem der har ansvar for hvad, og hvordan man koordinerer på tværs.
  • Sagsgangen og koordineringen medfører en øget tryghed i sagsbehandlingen for den enkelte og sikrer ens vilkår og sagsbehandling

Overordnet set har det været en givende proces for kommunen at arbejde med egne sagsgange, og man er nået frem til et resultat, der er meningsfuldt i Roskilde Kommune og den måde kommunen er organiseret på.